Assistants(es) administratifs(ves) : ayez le sens de l’organisation !

5 Déc 2018 | Assistant(e)s, Bon à savoir

Entre les dossiers papier et les fichiers d’ordinateur, le poste d’assistant(e) nécessite de solides compétences en matière d’organisation. Parce que toute assistant(e) se doit d’être efficace, il est primordial de faire preuve d’organisation pour anticiper les problèmes et rester en contrôle de la charge de travail. Voici quelques astuces pour vous aider à rester organisé(e) !

Planifiez pour gérer votre temps

En tant qu’assistant(e), il est essentiel de prioriser vos tâches et de bien gérer votre temps. En effet, chaque jour des requêtes de dernière minute s’ajoutent à votre dose de travail quotidien et viennent bousculer votre emploi du temps. Notre conseil : prenez un moment en début de journée pour lister vos tâches de la journée dans un ordre d’importance et d’urgence. Il est également possible d’assigner des jours pour chacune de vos tâches. Cette méthode vous permettra de créer une routine et de gagner en efficacité sur le long terme.

 

Bureau physique et bureau virtuel : rangez au fur et à mesure

Aujourd’hui, la majorité des assistant(e)s ne possèdent plus un, mais deux bureaux. En effet, en plus du bureau physique, les assistant(e)s doivent également gérer le bureau virtuel de leur ordinateur qui contient de nombreux fichiers et dossiers. Afin de rester organisé(e), prenez le temps de ranger vos bureaux au fur et à mesure de l’avancée de votre travail. Pour ce qui est de votre bureau physique, servez-vous de vos tiroirs et classez vos dossiers importants. Si besoin, créez un code couleur pour encore plus de clarté. Gardez les éléments les plus importants (ou ceux que vous utilisez souvent) à portée de main et facile d’accès. Traitez votre bureau virtuel à la même enseigne et mettez un point d’honneur à le garder organisé. Créez des dossiers ainsi que des sous-dossiers si besoin pour ranger vos documents. Enfin, pensez à nommer vos fichiers de manière claire et compréhensible pour pouvoir les retrouver simplement en cas d’urgence.

 

Quelques outils pour faciliter votre travail au quotidien

Afin d’optimiser votre organisation, il peut être intéressant de vous équiper de différents outils. En plus des outils bureautiques, de nombreux éléments permettent de faciliter votre quotidien. Pensez notamment à opter pour un gestionnaire de tâches ou utilisez un agenda afin de garder un œil sur votre programme au fil de chaque journée. Ce matériel supplémentaire agit en réalité comme une sorte de mémoire externe qui vous permettra de ne pas omettre d’oublis et ainsi de rester efficace jour après jour.

 

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