Comment organiser efficacement vos journées d’assistant(e) ?

19 Déc 2018 | Assistant(e)s, Bon à savoir

Derrière le poste d’assistante se cachent de nombreuses tâches variées au quotidien. Une bonne gestion du temps est donc essentielle pour jongler entre les différents impératifs chaque jour. Voici quelques conseils pour vous aider à rester efficace dans votre travail !

 

Réalisez un auto-diagnostic de votre rythme de travail

Dans un premier temps, il peut être intéressant de réaliser un auto-diagnostic pour évaluer votre gestion du temps. Pour cela, apprenez à estimer le temps que vous accordez chaque jour à vos différentes tâches quotidiennes. Plus vous aurez conscience du temps que vous prenez pour réaliser votre travail, plus vous saurez faire face aux interruptions et aux urgences. Si besoin, exercez-vous à réaliser une tâche dans un timing donné pour être davantage efficace. En observant la répartition du temps sur vos journées, vous serez en capacité d’identifier vos points forts et vos faiblesses (soit les tâches sur lesquelles vous êtes efficace ou non). Parce qu’il faut parfois savoir perdre du temps pour en gagner, l’étape de l’auto-diagnostic peut s’avérer très efficace, à condition d’être réalisée avec sérieux.

 

Élaborez un plan de travail quotidien

Au quotidien, vous gagnerez en efficacité en établissant un plan de travail journalier. Chaque jour ou une fois par semaine en fonction de votre préférence, listez et priorisez vos tâches. Prenez le temps de bien distinguer les tâches importantes et les tâches urgentes, celles-ci doivent être traitées en priorité. Restez à jour dans votre travail grâce à un agenda ou à un gestionnaire des tâches vous permettant de planifier chacune d’entre elles. En élaborant un plan de travail, vous pourrez structurer votre temps afin de rester réactive. Sachez que l’organisation sera votre véritable alliée pour réussir dans votre métier et ne pas vous laisser déborder par le travail.

Pourquoi ne pas mettre en place une routine quotidienne ? Commencez par une vérification de vos mails en début de matinée, puis traitez les tâches présentes sur votre agenda une à une. Enfin, terminez la journée en listant les tâches à effectuer le lendemain et organisez votre bureau en fin de journée pour garder un espace de travail correctement ordonné. À vous d’imaginer votre routine travail en fonction de votre rôle au sein de l’entreprise.

 

Anticipez pour faire face aux urgences

Chaque jour, les assistantes font face à des imprévus qui interrompent leur travail et causent parfois des retards. Pour vous aider à maintenir le cap, la règle d’or est d’anticiper. Identifiez les tâches qui vous demandent davantage de temps ainsi que les voleurs de temps (appels téléphoniques, réunions, entretiens, visites, etc.). Mettez un point d’honneur à faire preuve d’organisation. Soyez méthodique et anticipez également les besoins de votre équipe ou de votre service en interne, cela vous fera économiser du temps précieux. Faites remonter les informations importantes à votre patron ou aux interlocuteurs concernés. Il est essentiel de bien faire circuler les informations importantes afin d’éviter les pertes de temps inutiles. Toutefois, sachez également dire non lorsque cela est nécessaire, vous ne serez pas toujours en capacité de gérer une multitude de tâches à la fois. Privilégiez toujours la qualité de votre travail à sa quantité.

 

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